Tämä seloste kertoo, miten Sanni K. käsittelee henkilötietoja yhteydenottojen, ajanvarausten, järjestelypalvelujen, laskutuksen ja luvalla käytettävän asiakasmateriaalin yhteydessä. Sähköpostilistasta ja verkkosivuston teknisestä seurannasta kerrotaan erikseen.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Sanni K. (Ammattijärjestäjä Sanni)

Yhteyshenkilö: Sanni Salminen

Y-tunnus: 3439851-2

Sähköposti: ammattijarjestaja@sannik.fi

Verkkosivusto: https://www.sannik.fi

Voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen kaikissa henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa.

2. Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet

Saan tiedot pääasiassa sinulta, kun otat yhteyttä, varaat ajan tai sovit kanssani palvelusta. Käsittelen tarpeen mukaan nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, palvelun toteuttamiseen tarvittavaa osoitetta sekä antamiasi tietoja palvelutarpeestasi. Lisäksi käsittelen varaustietoja, sopimuksia, asiakasviestejä, laskutustietoja ja maksujen tilatietoja. Maksujen tilatietoja syntyy myös Holvissa.

Käytän Slottia maksuttomien kartoitusten, järjestelykäyntien ja vapaaehtoisten asiakashaastattelujen ajanvaraukseen. Slottiin tallentuvat varaajan antamat tiedot ja varaustiedot. En tallenna sinne haastatteluvastauksia tai haastattelumuistiinpanoja enkä tee haastatteluista ääni- tai videotallenteita.

Asiakaskuvat, asiakastarinat ja palautteet: Otan kuvia kodistasi vain luvallasi. Käytän asiakaskuvia, asiakastarinoita ja palautteita palvelujeni esittelyyn ja markkinointiin erikseen sovitun luvan mukaisesti, ilman tunnistetietoja. Kuvat säilytän puhelimessani. Säilytän myös tarvittavat tiedot antamastasi luvasta. Luvan antaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta saamaasi palveluun.

3. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelen tietoja?

- Palvelua koskevat tiedustelut, ajanvaraus ja järjestelypalvelut: sopimuksen tekemistä edeltävät toimet pyynnöstäsi ja sopimuksen täyttäminen (GDPR 6(1)(b)).

- Muut yhteydenotot: oikeutettu etuni vastata yritykselleni lähetettyihin viesteihin (6(1)(f)).

- Vapaaehtoisten asiakashaastattelujen ajanvaraus: oikeutettu etuni kehittää palvelujani haastattelujen avulla (6(1)(f)). Ajanvaraus ei anna lupaa lisätä sinua sähköpostimarkkinointilistalle.

- Laskutus ja kirjanpito: sopimuksen täyttäminen sekä kirjanpitoaineiston osalta lakisääteinen velvoite (6(1)(b) ja (c)).

- Asiakaskuvien, asiakastarinoiden ja palautteiden käyttö: asiakkaaseen yhdistettävän materiaalin kuvaaminen, säilyttäminen ja julkaiseminen sovitulla tavalla perustuu suostumukseen (6(1)(a)).

- Suostumuksen osoittaminen: tarpeellisten lupatietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön osoitusvelvollisuuteen (6(1)(c)).

- Konkreettisen oikeusvaateen selvittäminen tai puolustaminen: oikeutettu etuni huolehtia oikeusturvastani (6(1)(f)).

4. Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat

Käytän Squarespacea yhteydenottolomakkeisiin, Zonerin omaa sähköpostipalvelua asiakasviestintään, Teonos Oy:n Slottia ajanvarauksiin ja Holvia laskutukseen sekä kirjanpitoon liittyvään käsittelyyn. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja tehtävänsä edellyttämässä laajuudessa ja voivat käyttää sopimustensa mukaisia alikäsittelijöitä. Lukuuni tapahtuvaa käsittelyä koskevat henkilötietojen käsittelyehdot. Holvi käsittelee osaa tiedoista myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä esimerkiksi omien lakisääteisten velvoitteidensa vuoksi.

Luvalla julkaistu asiakasmateriaali on julkisesti nähtävissä sovitun luvan mukaisesti. Sosiaalisessa mediassa palveluntarjoajat käsittelevät tietoja myös omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Instagramin ja Facebookin palveluntarjoaja on Meta.

En myy tai vuokraa henkilötietojasi muiden yritysten omaan markkinointiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa.

5. Tietojen siirtäminen EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Palvelujen käyttöön voi liittyä henkilötietojen käsittelyä EU:n ja ETA:n ulkopuolella, muun muassa Yhdysvalloissa. Palveluntarjoajien ilmoittamat järjestelyt ovat seuraavat:

- Squarespace: käsittelysopimuksen mukaan siirrot Squarespace, Inc:lle perustuvat soveltuvaan EU–Yhdysvallat-tietosuojakehykseen (DPF). Jos se ei kata siirtoa, sopimuksessa määrätään vakiosopimuslausekkeista. [Käsittelysopimus, kohta 6](https://www.squarespace.com/dpa).

- Zoner: käsittelyehdot edellyttävät vakiosopimuslausekkeita ETA:n ulkopuoliselle alihankkijalle tehtäviin siirtoihin, jos kohdemaata ei koske riittävyyspäätös. Tämä sopimusehto ei itsessään tarkoita, että jokaiseen sähköpostiin liittyisi tällainen siirto. [Tietojenkäsittelyehdot, kohta 9](https://www.zoner.fi/meista/sopimusehdot/).

- Slotti: käsittelysopimus kieltää toimittajalta ja sen alihankkijoilta käsittelyn EU/ETA-alueen ulkopuolella ilman asiakkaan kirjallista suostumusta. Erikseen kytkettyjen integraatioiden siirrot arvioidaan erikseen. [Käsittelysopimus, kohta 3](https://slotti.fi/resources/Henkil%C3%B6tietojen_k%C3%A4sittelysopimus.pdf).

- Holvi: ilmoittaa käyttävänsä kansainvälisiin siirtoihin soveltuvia riittävyyspäätöksiä tai vakiosopimuslausekkeita. [Holvin tietosuojailmoitus](https://support.holvi.com/hc/fi/articles/29831985498258-Privacy-Notice).

Voit pyytää minulta lisätietoa tietojen siirroista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista sähköpostitse.

6. Kuinka kauan säilytän tietoja?

Säilytän henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus tai lakisääteinen velvoite edellyttää.

Asiakaskuvat: Julkaisemattomat kuvat poistetaan viimeistään vuoden kuluttua kuvaamisesta, tarpeettomat kuvat jo aiemmin. Julkaistuja kuvia käytetään sovituissa kanavissa ilman ennalta määrättyä päättymispäivää niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia yrityksen palvelujen esittelyssä ja markkinoinnissa ja käyttölupa on voimassa. Tarpeellisuus tarkistetaan vuosittain. Käyttö päättyy viimeistään yritystoiminnan päättyessä tai luvan peruuttamisen vuoksi. Peruuttamisen jälkeen lopetan uuden käytön ja poistan kuvat hallinnassani olevista julkaisuista ilman aiheetonta viivytystä. Jos säilyttämiseen ei ole muuta lainmukaista perustetta, poistan myös asiakkaaseen yhdistettävät tallennetut kuvat. En voi taata ulkopuolisten jo tekemien kopioiden poistamista.

- Yhteydenotot, jotka eivät johda asiakkuuteen: poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua asian käsittelyn päättymisestä; tarpeettomat tiedot jo aiemmin.

- Toteutuneiden asiakashaastattelujen ajanvaraustiedot: poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua haastattelusta, tarpeettomat tiedot jo aiemmin. Jos varaukseen liittyvän asian käsittely jatkuu, määräaika lasketaan asian käsittelyn päättymisestä.

- Tavalliset palvelun toteuttamiseen liittyvät asiakastiedot ja viestit: säilytetään enintään kolme vuotta viimeisestä palvelusta. Tarpeettomat lisätiedot poistetaan aikaisemmin. Lakisääteisesti säilytettävä aineisto ja konkreettisen oikeusvaateen käsittelyyn tarvittavat tiedot erotetaan tästä; jälkimmäisiä säilytetään vain niin kauan kuin vaateen käsittely edellyttää.

- Slotin asiakas- ja varaustiedot: edellä mainittuja määräaikoja sovelletaan tietojen käyttötarkoituksen mukaan.

- Laskut ja muut kirjanpitotositteet: vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätös, kirjanpidot ja muu kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n 1 momentissa tarkoitettu aineisto: vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Pidempi lakisääteinen velvollisuus huomioidaan tarvittaessa. Nämä ajat eivät koske automaattisesti kaikkia asiakasviestejä tai markkinointitietoja.

Asiakkaaseen yhdistettävien asiakastarinoiden ja palautteiden käyttö jatkuu vain sovitun luvan ja käyttötarkoituksen voimassa ollessa. Tarpeelliset lupatiedot säilytetään materiaalin käytön ajan ja sen jälkeen vain siltä osin kuin niitä tarvitaan käytön lainmukaisuuden osoittamiseen tai konkreettisen oikeusvaateen käsittelyyn.

7. Tietojen suojaaminen

Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen. Käytän asianmukaisia käyttöoikeuksia, suojattuja käyttäjätilejä ja muita käsittelyn riskeihin suhteutettuja turvatoimia. Palveluntarjoajat suojaavat tiedot omien sopimusvelvoitteidensa mukaisesti.

8. Oikeutesi

Sinulla on sovellettavan lainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus:

- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi;

- pyytää virheellisten tietojen oikaisua;

- pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;

- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;

- vastustaa suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia milloin tahansa;

- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa;

- saada itse antamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti;

- tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että käsittely rikkoo tietosuojasäännöksiä: https://tietosuoja.fi.

Lähetä oikeuksiasi koskeva pyyntö osoitteeseen ammattijarjestaja@sannik.fi. Voin tarvittaessa varmistaa henkilöllisyytesi tarkoituksenmukaisesti ennen tietojen luovuttamista. Vastaan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos asian käsittely vaatii lain salliman lisäajan, ilmoitan siitä ja syystä määräajassa.

Kaikkia tietoja ei voida poistaa pyynnöstäsi, jos niiden säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi. Tällöin säilytän vain tähän tarkoitukseen tarpeelliset tiedot.

9. Tietojen antamisen vapaaehtoisuus

Yhteydenotto ja vapaaehtoiseen haastatteluun osallistuminen ovat vapaaehtoisia. Palvelun sopimiseen, toteuttamiseen ja laskutukseen tarvittavien tietojen antamatta jättäminen voi kuitenkin estää palvelun toteuttamisen.

Asiakasmateriaalin käyttöluvan voi peruuttaa ottamalla yhteyttä minuun. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Päivitetty 28.9.2026